AIの進化は私たちの働き方を劇的に変えつつあります。特に、業務効率化の分野ではAIツールが次々と登場し、多くの企業が導入を始めています。今まで時間と労力をかけていた作業が、AIの力で自動化・効率化され、生産性の大幅な向上が期待できる時代が到来しています。AIツールはもはや一部の企業だけが使う特別なものではなく、あらゆるビジネスシーンで活用できる汎用的なツールになりつつあります。この記事では、AI業務効率化ツールとは何か、その種類や導入メリット・デメリットについて詳しく解説していきます。弊社では、ChatGPTや生成AIツール導入や開発に関する1時間無料相談サービスを提供しています。お気軽にお問い合わせください。→無料相談の予約はこちらからAI業務効率化ツールとは?AI業務効率化ツールとは、AI(人工知能)を活用して業務の生産性向上や効率化を実現するためのソフトウェアやサービスです。近年、様々な業務領域でAIの活用が進み、多くのツールが登場しています。これらのツールは、大きく分けて以下のAIの種類に基づいて機能を提供しています。AIの種類業務効率化への活用方法の例自然言語処理文章作成、翻訳、チャットボットなど機械学習データ分析、予測、自動化など画像認識画像分類、物体検出、顔認証など音声認識音声入力、文字起こし、音声検索など生成AIを業務に導入によるメリットとデメリットとは?メリット業務効率化に生成AIを活用によって実現するメリットは以下のとおりです。➀ 人件費が抑えられる生成AIを業務効率化に活用する最大のメリットは「人件費の抑制」です。近年では様々なテクノロジーやサービスが存在し、コンサルや定額プランサービスの導入によって業務効率化を図る選択肢もありますが、いずれも多大な費用を投資しなければならないケースが多いです。一方で、生成AIを活用した業務効率化は、そういった事前投資にかかる費用が小さく、本来目的としていたROI(投資対効果)を実現しやすくなります。➁ ヒューマンエラーが少なくなるヒューマンエラーが少なくなることもメリットの一つです。例えば、データの集計・加工業務については、人手による作業では人為的なミスが起きうる可能性がありますが、こういった業務での生成AIがミスをする可能性はゼロに近く、より正確な業務遂行を実現することができます。作業時間も短縮でき、かつその作業正確性も正しいため一石二鳥です。➂ 顧客満足度が向上する人手で対応していたサービスや業務に生成AIが導入されることで、従来よりもサービスの価値を高められ場合があります。例えば、カスタマーサクセス機能を全て人手で行おうとした場合、勤務時間や営業時間の制約で対応可能な時間に限界があります。しかし、生成AIを利用して自動音声やチャットボットでの返信機能を一度構築することができれば、24時間対応を実現することもでき、サービス提供品質向上や顧客満足度の向上につなげることができます。④ 業務の自動化による時間短縮が期待できる生成AIの導入により、業務の自動化と効率化が進み、大幅な時間短縮が期待できます。データ入力や文書作成、問い合わせ対応などの繰り返し作業をAIに任せることで、従業員は創造的な業務や意思決定に集中できます。また、文章生成AIを用いることで、レポートやプレゼン資料の作成にかかる時間が劇的に短縮され、迅速な業務遂行が可能になります。このように、生成AIを導入することで、単に効率が上がるだけでなく、従業員の負担軽減や業務全体の質の向上といったメリットも期待できます。デメリット生成AIの活用はメリットが多い一方で、多くのデメリットも存在します。メリットだけでなく、活用におけるリスクや注意点も適切に理解し、問題が生じないよう事前に把握しておきましょう。ここでは、具体的にどのようなリスクが想定されるのかを説明していきます。➀ 情報漏洩のリスクがある顧客情報や社内機密情報の処理にAIを活用する場合、指示プロンプトでAIに与えた情報が、AIの学習材料として利用されてしまい、情報流出につながる可能性があります。対策として、セキュリティ強度の高いサービスやプランを利用することが推奨されます。例えば、生成AI界で最大手となるChatGPTには、「ChatGPT Enterpriseプラン」という企業向けプランがあり、そのプランでは強度の高いセキュリティが保証されています。参考記事:ChatGPT Enterpriseとは?機能や料金、他プランとの違いを解説!➁ 情報処理が必ずしも正確に行われないことがある業務内容や、扱う情報の種類によっては、生成AIが正しい情報処理を行えず、誤った見解や情報を出力してしまうケースがあります。特に専門性が高かったり、社内用語を多く使用したテーマの情報を多く扱っている場合、生成AIが正しく情報処理を行えないことがあるため、生成AIを適用する業務領域を取捨選択したり、エラーへの対応が高い人員の補佐が必要です。③ 著作権や知的財産権の侵害になるリスクがあるAIを利用して生成した、マーケティングコンテンツやデザインが他者の著作物や商標に類似している場合、著作権や知的財産権の侵害になるリスクがあります。AIが他の作品と酷似した内容を出力する可能性があるため、適切なチェックが必要です。企業のブランディングや独自性を守るためにも、生成内容が自社の方針に沿っているか、著作権や知的財産権を侵害していないかを人間の目で確認する必要があります。④ 導入コストがかかる場合がある生成AIツールの導入には、初期費用やランニングコストが発生することがあります。特に、高度なカスタマイズが必要な場合や、自社専用のデータを活用する場合は、開発やシステム構築にかかる費用が増加します。また、クラウド型のAIツールを利用する場合でも、使用量に応じた課金モデルが多く、長期的なコスト管理が求められます。そのため、導入前に費用対効果を慎重に検討することが重要です。⑤ 既存システムとの連携が難しい場合がある既存の業務システムと生成AIツールをスムーズに連携させるのが難しいケースもあります。例えば、異なるデータフォーマットを扱う必要があったり、APIの互換性がない場合、追加の開発や調整が必要になります。また、セキュリティやプライバシーの観点から、社内システムとの接続が制限されることもあります。そのため、導入前に技術的な要件を整理し、スムーズな統合が可能かどうかを確認することが大切です。これらのメリット・デメリットを理解した上で、自社の業務内容や課題に最適なAIツールを選択しましょう。生成AI活用により効率化できる具体的な業務とは?生成AIは「文書作成」「デザイン制作」「データ加工・集計」「マニュアル化された固定業務」といった分類の業務における代替可能性が高く、そういった業務のウェイトが強いものほど、生成AI活用により効率化する効果の高い業務であるといえます。具体的には、以下の業務が大きく効率化できる代表例になります。文書作成・資料作成メール文の作成デザイン制作市場調査・データ分析スケジュール調整・管理コード生成・バグ確認/修正それぞれ詳しく見ていきましょう。➀文書作成・資料作成生成AIは、提案資料や議事録などの文書作成をする場で活用できます。基本的には、資料で満たしたい目的やテーマの指示を与え、資料の骨子部分や要点を記載した文書を生成AIに作成してもらい、足りない要素の補填や修正を人間を行うプロセスを経ることで、本来では一から作成する必要のあった作業を省くことができます。例えば、プレゼン資料を自動生成するツール「SlidesGPT」に、「新入社員向けに、ビジネスマナーを説明するプレゼン資料が欲しいです」と依頼をしたところ、以下のようなアウトプットを作成してくれました。もちろん、このまま使える状態ではありませんが、多少の文言を加筆修正するだけで、実現場でも使える資料に仕上げられるものになります。一から人間が資料を作るよりはるかに作業時間は短縮できます。このように、資料作成・文書作成の骨子作成・要点まとめの段階を生成AIに対応してもらうことで、大幅な業務効率化を実現することができます。➁メール文作成文書作成と同様に、ビジネスメールを作成する際にも、生成AIは活用できます。メール作成においては、「メール送付の目的」「受信する企業や担当者がどのような人物か」「メールで伝えたい内容」「話のトーン」といった情報をプロンプト(指示)に含ませることで、かなり精度の高いメール文を作成してくれます。ビジネスメールにおいては、メール特有の定型文の入力、丁寧な表現や言い回しの使用、誤字の確認など、伝えたい情報を書き起こす以外の多くの手間があります。その手間になる部分を生成AIに任せることで、メール作成にかかる時間を大きく短縮させることができます。➂デザイン制作画像作成や動画作成、プレゼン資料に用いる図表の作成といった、デザイン制作に関係する業務についても、生成AIを活用することで大きな効率化を実現することができます。デザイン制作には、「ジェネレーティブモデル」「ニューラルネットワーク」「大規模言語モデル」の3つのAI技術が応用され、高品質な制作物の自動生成を可能にしているとされています。デザイン制作の生成AI活用術については、以下の記事でより詳細に説明していますので、こちらもあわせて一読ください!参考記事:AIデザイン自動生成とは?無料で使えるツールや機能、メリットを紹介!④市場調査・データ分析生成AIを使うことで、web上に存在する情報群から必要な情報を収集したり、目的にあったデータの収集・加工を自動的に行うことができます。これによって、人間なら数時間かかる調査分析作業を、数十分で完了させることも可能です。例えば、ChatGPTのブラウジング機能を使い、URLを指定するだけで対象のサイトからデータを収集することができます。また同時に、欲しい情報やどういったデータ加工を行ってほしいかという指示もあわせて行えば、ChatGPTが自分でデータ加工作業や情報整理まで行ったうえでアウトプットを作ってくれるため、大幅な業務効率化を図ることができます。➄スケジュール調整・管理生成AIの活用により、煩雑なスケジュール管理だったり、調整の難しい多人数の予定調整など、業務に付随して発生する面倒な作業時間を大きく削減することができます。生成AIを用いたスケジュール調整には、1.複数の予定やタスクに優先度付けを行ってくれるタスク管理型 2.難しい予定の調整 の2方面の活用方法があります。・活用方法1:複数の予定やタスクに優先度付けを行ってくれるタスク管理型AIプロジェクト管理ツール「Commu」のように、予定やタスクが数多く存在し、またその割り振りや進行スケジュールが煩雑な場合に、最適な進行スケジュールの提示や進捗管理をAIが行ってくれるものです。・活用方法2:難しい予定の調整例えば十数人単位のメンバーで予定を合わせたい場合に、生成AIに各メンバーのスケジュールを共有し、調整可能なスケジュールを提示してもらうなど、人間が行うと手間のかかる作業を代替させるものです。いずれも、使用局面を正しく見極めて使用することで、業務効率化につなげることができます。⑥コード生成・バグ確認/修正「コード生成・バグ確認/修正」は、主に開発現場で重宝される生成AI活用術です。WebサイトのCSSやHTML、そのほかJavaScriptなどプログラミング言語のコードをAIに生成してもらうことができます。ほかにも、一度作成されたコードに問題点がないかの確認や、バグがある場合の修正案の提示も、生成AIに実行してもらえます。また、開発現場でなくても、webサイトのコード修正や問題点の確認など、エンジニアに依頼せずとも解決したい小さな問題が発生した場合に、生成AIを頼ることで、開発環境に詳しくないメンバーでも問題解決ができたりします。業務効率化を実現するAIツール15選【2024年最新版】ここでは、様々な業務を効率化するAIツールをカテゴリ別に紹介します。➀文章作成・編集ツール・copy ai出典:copy ai運営会社Copy AI, Inc.料金形態無料プラン:機能に制限あり有料プラン:月額49ドル~主な機能マーケティング向けのAIライティングツールURLhttps://www.copy.ai/AIを活用したコピーライティングツールは、文章作成の効率化に役立ちます。Copy.aiは、ブログ記事、広告コピー、SNS投稿、営業メールなど、多様な文章を自動生成するAIツールです。自然な文章を短時間で作成できるため、マーケティング業務の効率化が期待できます。「主な特徴」・マーケティングやセールス向けの高品質な文章を短時間で生成できる・広告コピーやSNS投稿など、多様な用途に対応している・テンプレートを活用することで、簡単にプロフェッショナルな文章が作成できる・複数の言語に対応し、グローバルなマーケティング戦略にも活用できる・SAKUBUN出典: SAKUBUN(サクブン)運営会社NOVEL株式会社料金形態無料プラン:機能に制限あり有料プラン:月額2,000円~主な機能AIライティングツールURLhttps://sakubun.ai/生成AIツールを利用することで、広告のためのライティングもある程度の自動化を実現できます。SAKUBUNは生成AIを使用した日本語文章の校正・改善をするツールです。ビジネス文書作成者向けに作られており、高品質なコンテンツ作成、ブログ記事や広告文、SNSの投稿文、メール文章などあらゆる種類のライティングにも対応しています。文章の書き方や表現方法に悩む方にとって、簡単でわかりやすい文章に仕上げることができます。「主な特徴」・日本語の作文に特化したAIで、言い回しや表現の改善をしてくれる・多言語翻訳機能で異なる言語の表現にも対応・学習目的の作文支援ツールとして教育現場での利用ができる・文法エラーのチェックや文体提案を自動でしてくれる・WriteSonic出典: Writesonic運営会社WriteSonic, Inc.料金形態無料プラン:機能に制限あり有料プラン:月額10ドル~主な機能AIライティングツールURLhttps://writesonic.com/WriteSonicは、AIを活用して高品質な文章を自動生成するツールです。ブログ記事、広告コピー、商品説明、SNS投稿など、多岐にわたるコンテンツの作成をサポートします。SEO対策に適した文章の生成が可能であり、マーケティング担当者やライターの作業効率を大幅に向上させます。また、チャットボット機能も備えており、カスタマーサポートやFAQ対応の自動化にも活用できます。「主な特徴」・広告やブログ向けの自然な文章を生成できる・SEO対策に適したコンテンツを作成できる・チャットボット機能を搭載し、カスタマーサポートにも活用できる・複数の言語に対応している②会議・コミュニケーションツール・timeOS出典:timeOS運営会社Magical料金形態無料プラン:基本的な機能のみ有料プラン:月額3,000円~主な機能議事録作成出典https://www.timeos.ai/生成AIツールを使用すれば、ミーティングや打ち合わせの議事録作成が効率化されます。time OSはオンライン会議に参加するだけで、自動的に文字起こしが行われ、手作業での議事録作成から解放してくれるツールです。他にも個人の予定やタスクを把握し、最適な時間にスケジュールを調整してくれます。これによりユーザーは効率的な時間管理を行いながら、スムーズに会議を行うことができます。「主な特徴」・タスク管理やスケジュールの自動調整を行ってくれる・メールやカレンダーと連携して予定を最適化してくれる・優先順位を考慮したスケジューリング機能を搭載している・プロジェクトの進捗管理を一元化してくれる・DocsBot AI出典:DocsBot AI運営会社UglyRobot LLC料金形態無料プラン:機能制限あり有料プラン:月額5,000円~主な機能チャットボットを作成URLhttps://docsbot.ai/顧客への対応においては、生成AIのチャットボットを使用することによる自動化も有効な選択肢です。DocsBot AIは、膨大なドキュメントの中からユーザーが求める情報を自動で検索・抽出ができるツールです。FAQの作成やドキュメントの管理が数分のトレーニングで作成可能になっているため、企業内の業務効率化が期待できます。「主な特徴」・文書の検索や情報抽出に特化したAIである・質問応答機能で必要な情報をすばやく提供してくれる・カスタム設定で企業の業務に合わせた情報管理が簡単に設定可能・AI Messenger出典:AI Messenger Voicebot運営会社株式会社AI Shift料金形態無料プラン:なし有料プラン:月額10,000円~主な機能電話応対業務などのボイスボットURLhttps://www.ai-messenger.jp/voicebot/生成AIツールを使用することで、電話対応の時間も大幅に短縮できます。AI Messengerは、電話やチャットでの応対を自動化するためのボイスボットツールです。顧客対応の自動化を図り、問い合わせの処理や会話内容の記録が可能です。24時間対応が可能なので、顧客からの問い合わせに素早く正確に対応できるため、顧客体験の向上にもつながります。「主な特徴」・電話応対を自動化するボイスボット機能搭載・24時間対応で、混雑時のコール対応もスムーズに処理してくれる・自然な対話のシナリオ設計とカスタマイズが可能・専門的なAIサポートチームが導入後も改善を支援してくれる③画像・動画作成ツール・AIR Design出典:AIR Design運営会社株式会社ガラパゴス料金形態無料プラン:基本的な機能のみ有料プラン:月額3,000円~主な機能Web広告支援サービスURLhttps://airdesign.ai/生成AIを活用できる具体業務の1つが、「Web広告デザインの制作」です。AIツール「AIR Design」は、デザイン業務を効率化するためのAIツールです。クリエイティブ制作ツールではなく、プランニングから制作、運用・分析までを担う生成AI活用技術があります。当サービスでは、プロチームが協力し、Web広告制作や運用関連業務を行います。「主な特徴」・過去のデータを解析し、最適なデザインを提案してくれるため、短期間で多様な広告パターンを試せる・広告のビジュアル素材やバナーを自動生成し、ブランドに合わせたデザインを作成することが可能・グラフィック制作の幅広いテンプレートが利用可能・デザインプロジェクトの進行管理が簡単に行なえる・Stable Diffusion出典:Stable Diffusion運営会社Stability AI料金形態無料プラン:基本機能のみ有料プラン:カスタムモデルが利用可能主な機能AI画像生成ツールURLhttps://ja.stability.ai/stable-diffusionStable Diffusionは、テキスト入力から高品質な画像を生成できるAIツールです。オープンソースで提供されており、自由にカスタマイズ可能なため、クリエイターや開発者に幅広く利用されています。リアルなイラストやアート作品を生成する機能が特徴で、デザイン業務の効率化やアイデア創出に活用できます。商用利用も可能で、広告やコンテンツ制作の場面でも役立ちます。「主な特徴」・テキスト入力で高品質な画像を生成できる・オープンソースで自由にカスタマイズが可能・商用利用も可能なライセンスに対応している・画像の解像度やスタイルを細かく調整できる・Runway ML出典:Runway運営会社Runway AI, Inc.料金形態無料プラン:機能に制限あり有料プラン:月額12ドル~主な機能AI動画編集ツールURLhttps://runwayml.com/Runway MLは、AIを活用して動画編集を自動化するツールです。背景の削除、エフェクトの追加、画像生成など、多彩な機能を備えており、クリエイターや映像制作チームの作業効率を大幅に向上させます。プログラミングの知識がなくても簡単に使える直感的なUIが特徴で、テキストを入力するだけで映像を生成・編集できる機能も搭載しています。これにより、従来の手作業による編集時間を短縮し、より創造的な作業に集中することが可能になります。「主な特徴」・動画編集の自動化機能を搭載している・AIによる背景の削除やオブジェクトの追跡ができる・クリエイター向けの直感的なUIデザインができる・テキスト入力で動画の生成や加工ができる④データ分析・マーケティングツール・Tableau出典:Tableau運営会社Salesforce料金形態無料プラン:試用版あり有料プラン:月額15ドル~主な機能データ分析・可視化ツールURLhttps://www.tableau.com/ja-jpTableauは、データを視覚的に分析し、グラフやダッシュボードを作成できるBIツールです。企業の意思決定をサポートし、データドリブンな業務運営を可能にします。シンプルな操作性で初心者でも扱いやすく、データ分析の専門知識がなくても簡単に利用できます。。リアルタイムのデータ更新に対応し、クラウドやオンプレミス環境での運用が可能なため、多くの企業で活用されています。「主な特徴」・直感的な操作でデータ分析ができる・リアルタイムでデータを可視化できる・クラウドやローカルのデータソースと連携している・高度なレポート作成機能を搭載している・Snowflake出典:Snowflake AI運営会社Snowflake Inc.料金形態無料プラン:なし有料プラン:従量課金制主な機能クラウドデータプラットフォームURLhttps://www.snowflake.com/ja/Snowflakeは、クラウドベースのデータウェアハウスで、大規模データの管理や分析を効率的に行えるツールです。必要なリソースを柔軟に増減できるため、コストを最適化しながら運用できます。リアルタイムのデータ共有機能があり、チーム間でのデータ活用を強化できます。「主な特徴」・クラウドベースの柔軟なデータ管理ができる・高速なクエリ処理が可能・データ共有機能により、チーム間の連携がスムーズになる・Hub Spot出典:HubSpot運営会社HubSpot, Inc.料金形態無料プラン:機能に制限あり有料プラン:月額20ドル~主な機能CRM・マーケティングツールURLhttps://www.hubspot.jp/HubSpotは、CRM(顧客関係管理)やマーケティング自動化機能を提供するツールです。営業、カスタマーサポート、マーケティング業務を一元管理し、企業の成長を促進します。特に中小企業に適したツールでデータの可視化や分析機能も充実しており、マーケティング戦略の最適化を支援します。「主な特徴」・CRM、マーケティング、セールスを統合して管理できる・メールマーケティングの自動化機能を搭載している・ウェブサイトやブログの運営管理ができる・顧客データの分析とレポート作成が簡単にできる⑤その他の業務効率化ツール・AnyForm OCRでデータ入力出典:AnyForm OCR運営会社株式会社ハンモック料金形態無料プラン:ページ数制限あり 有料プラン:月額2,000円~主な機能帳票・注文書・請求書・伝票の電子データ化出典https://www.hammock.jp/anyform/人間が対応するには単純作業となってしまうデータ入力作業も、生成AI活用が有効です。anyform ocrは、生成AIを駆使したOCRソフトウェアで、紙文書や画像から文字を読み取ってデジタル化してくれます。スキャンされた文書や画像からテキストを自動で抽出することで、手作業による入力作業を大幅に軽減するだけでなく、データの正確性が保証されます。「主な特徴」・手書き文字や印刷物をデジタルテキスト化する機能を搭載している・様々な文書フォーマットに対応したデータ変換が可能・精度の高い日本語の読み取りだけでなく、自動で文章を整理してくれる・データの編集・再利用が簡単に行うことができ、紙書類を効率よくデジタル化して活用できる・財務AIジュリエットで財務分析出典:Jurio運営会社ジュリオ株式会社料金形態無料プラン:なし有料プラン:問い合わせが必要(月額数万円~)主な機能財務AIシステム開発URLhttps://www.jurio.jp/財務分析をする際は、生成AIを活用すると効率的です。財務AIジュリエットは、企業の財務分析やリスク管理が効率化できるツールです。ジュリエットは難解な財務の数字やデータを誰でも理解できる形に分析することができ、手作業で計算する必要がなくなります。また、AIが自動でリスク検知や改善提案を行うことができるため、財務報告書の作成や経営の意思決定に役立ち、効率的な経営管理をすることができます。「主な特徴」・財務データ分析を自動化し、経営判断をサポートできる・複雑な計算やデータをわかりやすく表示する機能を搭載・定期的な財務状況を自動でレポート作成してくれる・リスク分析機能により、意思決定がスムーズになる・Eightfold AIでチャットボット対応出典:Eightfold運営会社Eightfold AI Inc.料金形態無料プラン:なし有料プラン:問い合わせが必要主な機能人材採用やキャリア開発をサポートURLhttps://eightfold.ai/Eightfold AIは、人材採用や人事管理をサポートするAIプラットフォームで、従業員や候補者のスキルや業績に基づいて、公平な評価を行います。過去の経験やスキルを元に最適なポジションを提案するため、企業はより効果的な人材配置と育成が可能です。「主な特徴」・応募者のスキルを分析し最適なポジションを提案できる・データに基づいた将来のキャリアプランを提供してくれる・社内のスキル向上や人材配置を最適化をしてくれるai 業務効率化の進め方ステップ①:目的を明確にしようAIツール導入においては、まず「何のためにAIツールを導入するのか?」という目的を明確にしましょう。目的が曖昧なままツールを導入しても、期待した効果を得られない可能性が高くなります。AIツール導入の目的を明確にするために、以下を参考にしてみてください。目的を明確にする参考例① 現状の業務フローにおける課題を洗い出そう顧客対応に時間がかかりすぎている② 特定した課題を解決するために、AIツールを活用できるかを検討しようAIチャットボットを導入して、よくある質問への回答を自動化する③ AIツール導入によって、どの程度の効果が期待できるかを予測しよう顧客対応時間を30%削減できる④ 数値化できる目標を設定しよう顧客対応時間を1日あたり3時間から2時間へ削減するこれらのステップを踏むことで、AIツール導入の目的を明確化し、効果的なツール選定を行うことができます。ステップ②:適切なAIツールを選定しよう目的が明確になったら、それに合ったAIツールを選定することが重要です。AIツールには、文書作成、データ分析、画像生成、チャットボットなど多くの種類があり、それぞれ得意な領域が異なります。適切なツールを選ぶためには、以下のポイントをチェックしましょう。導入目的を達成できる機能が備わっているか現場の担当者が使いやすいインターフェースになっているか導入・運用コストと効果が見合っているかトラブル時に十分なサポートが受けられるか例えば、カスタマーサポートの自動化が目的なら「AIチャットボット」、大量のデータ分析が必要なら「AIデータ分析ツール」が適しています。ツールの無料トライアルを活用し、実際に試しながら導入を検討しましょう。ステップ③:導入後の運用体制を整えようAIツールは導入して終わりではなく、適切に運用することが重要です。運用が不十分だと、せっかくのAIツールも活用されず、業務効率化につながりません。スムーズな運用のために、以下のポイントを押さえましょう。AIツールを管理・改善する担当者を明確にする現場でAIを活用できるように従業員向けの研修やトレーニングを行うAIツールの精度や効果を定期的に運用チェックをし、必要に応じて調整を行うAIチャットボットでは、回答の精度を高めるためにユーザーの問い合わせ内容を分析するなど、定期的にアップデートを行うことが大切です。ステップ④:効果を測定し、改善を続けようAIツールの導入効果を最大限に高めるためには、継続的に効果を測定し、改善を行うことが必要です。導入前に設定した目標と実際の成果を比較し、期待した効果が出ているかを確認しましょう。以下のポイントを押さえましょう。業務時間削減率やコスト削減額など、具体的なデータで分析するAIツールの使い勝手や課題を現場の担当者からヒアリングし、フィードバックを収集するAIの学習データや設定を必要に応じて調整し、精度を向上させる例えば、「顧客対応時間を30%削減する」という目標を立てた場合、実際の削減率を定期的に確認し、目標に届かない場合はAIのチューニングを行うといった対応が必要です。ステップ⑤:業務プロセス全体の最適化を目指そうAIツールの導入は業務の一部を効率化するものですが、最終的な目的は業務全体の最適化です。以下を参考に業務プロセス全体の最適化を目指しましょう。AIで効率化した業務の成果を社内で共有する他の業務へのAI活用を検討する新しいツールや技術の導入を視野に入れる例えば、AIチャットボットで顧客対応を効率化した企業が、次のステップとしてAIによるデータ分析を導入し、顧客ニーズの予測を行うケースもあります。このようにAI導入は単発ではなく、継続的な業務改善の一環として考えることが重要です。AIツールを選ぶ際のポイントAIツールは種類が豊富なので、それぞれのビジネスニーズに合ったツールを選定することが重要です。ここでは最適なAIツールを選ぶためのポイントを解説します。ポイント①:ツールごとに機能や料金プランを比較しよう必要な機能をリストアップすることから始めましょう。例えば、文章作成ツールであれば、翻訳機能、校正機能、要約機能など、業務で活用したい機能を明確にし、候補となる複数のツールを比較し、必要な機能が搭載されているかを確認しましょう。無料プランは機能が制限されている場合が多いので、業務で本格的に活用するのであれば、有料プランの検討も必要です。有料プランの場合、月額料金だけでなく、利用ユーザー数や利用回数に応じた追加料金が発生するケースもあるので、事前に確認しておきましょう。以下の表は、それぞれ種類の違うツールの機能と料金プランを比較した例です。例主な機能料金プランツールA翻訳、校正、要約①無料プラン②月額5,000円のスタンダードプラン③月額10,000円のプレミアムプランツールB校正、要約、SEO対策①月額3,000円のベーシックプラン②月額7,000円のプロフェッショナルプランツールC翻訳、音声認識、文字起こし従量課金制(1分あたり10円)このように、各ツールの機能と料金プランを一覧で比較することで、自社に最適なツールを見つけやすくなります。無料トライアル期間が設けられているツールも多いので、実際に使い勝手を試してみることも重要です。機能と料金だけでなく、導入実績やユーザーレビューなども参考にしながら、総合的に判断しましょう。ポイント②:セキュリティ対策を確認しようAIツールを導入する際には、セキュリティ対策の確認が不可欠です。情報漏洩や不正アクセスといったリスクを最小限に抑え、安全にツールを活用するために、以下の点を事前に確認しましょう。対策確認事項データの保管場所を確認クラウド上に保存されるデータの保管場所や、セキュリティを確認しましょう。特に個人情報や機密情報を扱う場合は、国内のデータセンターを利用しているツールを選ぶなど、慎重な判断が必要です。暗号化技術を確認する通信内容や保存データの暗号化方式、暗号化キーの管理方法などを確認しましょう。強固な暗号化技術が採用されているツールを選ぶことで、情報漏洩のリスクを低減できます。アクセス制御を設定するツールへのアクセス権限の設定や、多要素認証の有無を確認しましょう。アクセス制御を適切に設定することで、不正アクセスを防ぎ、セキュリティを強化できます。認証の種類を確認するツールが提供する認証方法(ID・パスワード、多要素認証、生体認証など)の種類や強度を確認しましょう。多要素認証や生体認証など、より強固な認証方法を採用しているツールを選ぶと安心です。ログ管理できるかを確認する操作ログやアクセスログの記録・保存機能の有無、ログの保管期間を確認しましょう。万が一のセキュリティインシデント発生時、ログ情報は原因究明や対策に役立ちます。プライバシーポリシーを確認するプライバシーポリシーの内容を確認し、データの取り扱い方法や個人情報の保護方針を理解しましょう。これらの点をしっかりと確認し、セキュリティリスクを最小限に抑えることで、安心してAIツールを活用し、業務効率化を進めることができます。ポイント③:無料トライアルを活用しよう多くのAIツールには無料トライアル期間が用意されています。導入前に実際に操作し、使い勝手や機能の適合性を確認することで、導入後のミスマッチを防げます。特に、直感的に操作できるか、現場の業務にスムーズに組み込めるかを試しましょう。また、トライアル期間中には、実際に業務で使用するシナリオを想定し、現場の担当者にテスト運用してもらうことが効果的です。例えば、AIチャットボットなら社内問い合わせの対応を試し、データ分析ツールなら日々のレポート作成に活用してみると、より具体的に使用感が確認ができるでしょう。ポイント④:実際の導入事例をチェックしようAIツールを選定する際には、同じ業界や類似の業務での導入事例を確認すると、より具体的な活用イメージが持てます。公式サイトの導入事例ページや、企業のプレスリリース、ユーザーのレビューを調べて、自社の業務に合った活用事例があるかをチェックしましょう。また、導入事例の内容を見る際には、どのような課題を解決したのか、どの程度の業務効率化が実現したのかといった具体的な成果にも注目するとより効果的です。ポイント⑤:費用対効果をシミュレーションしようAIツールを導入する際には、どれくらいの業務効率化が図れるのかをシミュレーションしておくことが重要です。導入費用だけでなく、どの程度の時間削減やコスト削減が見込めるのかを数値で把握し、費用対効果を明確にすることで、導入の判断がしやすくなります。また、AIツールの効果は短期間では十分に測れない場合もあるため、1年後、3年後といった中長期的な視点で導入効果を見積もりましょう。AIツールの導入によって、どの程度のリターンが期待できるのかをしっかりシミュレーションすることで、より効果的な選定が可能になります。これらのポイントを踏まえ、組織全体でAIツールを活用できる体制を構築することで、真の業務効率化を実現できるでしょう。企業の生成AIの導入事例を3つ紹介導入事例①:トヨタ自動車トヨタは生産性向上を目的に、デジタル化を目指し、工程管理や在庫管理などのプロセスで自社開発のAI技術を活用しています。・導入背景トヨタは市場の変動や予期せぬ供給問題などに迅速に対応する必要があり、従来の手法では柔軟な対応が難しくなってきました。そんな課題を解決するため、生産計画の精度向上と作業効率の最大化を目指し、生成AIを導入しました。・導入後の効果膨大なデータをもとに需要予測を行い、生産計画を最適化するためのサポートするため、生産計画調整にかかる時間が大幅に削減されました。また、AIによる需要の予測精度が向上することで、部品や在庫の管理がより適切に行われ、無駄な生産を減らすことができました。これにより、顧客の需要変化に迅速に対応し、在庫コストの削減にもつながっています。導入事例②:日立製作所日立製作所は、「Lumada」というAIプラットフォームの一環として生成AIを活用し、設備メンテナンスに役立てています。「Lumada」は日立が開発するIoTとAIの統合プラットフォームであり、工場や設備管理において多様なデータを解析し、最適なメンテナンスや予知保全の提案を行います。・導入背景インフラ設備の老朽化が進む中、安定した稼働を維持するため、膨大な設備データを活用した予知保全や異常検知の必要性が高まっていました。そのため日立製作所は、インフラや設備の運用管理の効率化を重視し、生成AI「Lumada」を導入しました。・導入後の効果生成AIによって、設備の保全業務が大幅に効率化されました。AIが設備データをリアルタイムで分析し、異常の早期発見が可能となったことで、予期せぬ故障によるダウンタイムが削減され、運用の安定性が向上しています。さらに、保守作業の頻度を最適化し、コスト削減やリソースの有効活用も実現しました。これにより、インフラ設備の長期的な持続可能性とメンテナンスコストの削減が期待されています。参考:生成AI|Lumada導入事例③:ソニーソニーはメディアコンテンツ制作支援のため、独自の生成AI「Media Intelligence Service(MIS)」を使用しています。この生成AIは視聴者の嗜好やトレンドを解析するためのツールであり、コンテンツ制作の最適化を支援しています。・導入背景ソニーはコンテンツ競争が激化する市場で優位性を確保する方法を考えていました。そのため、質の高いデジタルコンテンツを効率的に制作したり、製品やサービスの革新を促進し、クリエイティブ部門がさらに自由に新しいアイデアを生み出せる環境作りを整えるために生成AI導入を決めました。・導入後の効果生成AIの導入により、コンテンツ制作の迅速化が進み、アーティストやクリエイターの負担軽減と創造的なプロセスの効率化が実現しています。AIがサポートすることで、作業者がより高度な創造に集中できる環境が整いました。また、作業効率の向上とクリエイターの負担軽減が実現されることで、より多くのアイデアが短期間で形にされるようになりました。参考:日本経済新聞まとめ:AIツールで未来の働き方を変えるAI技術の進化は目覚ましく、日々の業務にも大きな変化をもたらしています。ご紹介したAIツールは、業務効率化を支援するだけでなく、私たちの働き方そのものを変革する可能性を秘めています。それぞれのツールが持つ機能や特性を理解し、自社の業務課題に最適なツールを選択しましょう。また、AIツールはあくまで「ツール」であり、人間の知恵と創造性を組み合わせることが不可欠であることを忘れないようにしましょう。今後のAI技術の発展に、ぜひ注目してみてください。『業務に生成AI導入』を検討するならLangCoreにご相談ください今回の記事では、生成AIを用いた業務効率化の内容やメリット・リスクを、様々な業務分野にわたってご紹介しました。この分野での技術進歩は目覚ましく、私たちの日常業務に革命をもたらしています。弊社では、以下のような生成AI技術の開発し、業務自動化と効率化に貢献しています:生成AI専門のエンジニア集団によるサポート:LangCoreのエンジニアは、最先端のAIおよびWeb開発技術を駆使して、お客様のデジタルトランスフォーメーション(DX)や業務効率化、効率的なシステム開発を実現します。私たちは要件定義からシステム実装まで、ビジネスの可能性を最大限に引き出すために幅広くサポートするパートナーです。LangCoreの開発サービス:システムの要件定義から構築、運用までを一貫してサポートするハイレベルなエンジニア集団です。高速でプロトタイプを開発し、事業検証を支援します。LINEを使用したチャットボット開発、ChatGPTを利用したAIプロダクト開発、クラウドインフラ構築など、幅広い技術に対応しています。自社製品「LangCore」:ChatGPT APIを活用したログ分析、コスト分析、ユーザー分析、Embeddings、不正利用対策などを含む、包括的なSaaSソリューションを提供します。自社製品「PromptMaster」:ChatGPTのスキルを競う「プロンプトソン」のためのプラットフォームです。プロンプトエンジニアリングを楽しみながら学ぶことができ、ChatGPTをより効果的に活用する方法を習得できます。弊社では、ChatGPTや生成AIツール導入や開発に関する1時間無料相談サービスを提供しています。お気軽にお問い合わせください。→無料相談の予約はこちらから